4 minutes de lecture Elodie Hours • 23 février 2020 Pourquoi passer à l’e-bulletin?Aspects légaux de la dématérialisationAvantages de la dématérialisationFreins à la dématérialisationComment appliquer la dématérialisation du bulletin de paie?Logiciels de paie dématérialisée De plus en plus d’entreprises et de salariés sont tentées par les e-bulletins de paie gain d’espace, économie de papier, accès aux informations en temps réel. Quels sont les enjeux? Pourquoi passer à l’e-bulletin? L’économie se dématérialise de plus en plus et les entreprises numérisent les factures, les bons de commandes… Les ressources humaines tendent aussi à suivre ce mouvement pour diminuer les tâches sans valeur ajoutée, gagner de l’espace de stockage, accéder plus facilement aux documents archivés, fiabiliser les données, avoir une meilleure traçabilité des échanges. Si les bulletins de paie côté employeurs sont aujourd’hui souvent dématérialisés, ce n’est pas encore le cas pour le bulletin remis au salarié. Il existe cependant des solutions, à condition de respecter certaines lois. Aspects légaux de la dématérialisation Code du travail Tous les employeurs sont dans l’obligation légale du code du travail de remettre un bulletin de paie à leurs salariés, sous peine d’amende. Cependant le bulletin n’a qu’une valeur informative. Il ne suffit pas à prouver que le salaire a été versé, ni que le salarié accepte le salaire mentionné sur le bulletin. Depuis la loi du 12 mai 2009, l’employeur a la possibilité, avec l’accord du salarié, de lui remettre son le bulletin de paie sous forme électronique. Garantir l’intégrité des données C’est la seule obligation légale précisée par le code du travail concernant le bulletin de paie électronique. L’article du règlement n 460/2004 du Parlement Européen définit l’intégrité des données comme la confirmation que les données qui ont été envoyées, reçues ou stockées sont complètes et n’ont pas été modifiées » Selon la recommandation du Forum des droits sur Internet et la Mission Economie numérique de 2006, l’intégrité est est considérée comme assurée si Le document est lisibleLe contenu informationnel est stableLes opérations sur le document sont traçables Avantages de la dématérialisation Le passage à l’e-bulletin peut présenter des avantages, aussi bien pour le salarié que pour l’employeur. information en ligne accessible à tout momentconservation simplifiéediminution des coûts liés à l’impressiongain de temps et d’efficacité dans la distribution Freins à la dématérialisation Les salariés peuvent craindre la disparition d’un moment d’échange avec leur hiérarchie, qui était fait au moment de la remise de la fiche de paie. Il n’existe pas de norme concernant la remise du bulletin électronique, ce qui peut freiner de nombreuses entreprises. Obtenir l’accord du salarié Si la loi précise que l’employeur doit avoir l’accord du salarié pour lui remettre son bulletin de paie sous forme électronique immatérielle, elle ne précise pas comment ni sous quelle forme. Nous vous recommandons toutefois de recueillir la preuve écrite de l’accord du salarié. Cela peut se faire sous forme de clause spécifique dans le contrat de travail ou d’un document à part prouvant l’accord. Que doit comporter le document? Il agit ici d’une liste non exhaustive de recommandations sur le contenu du document. L’identité de l’employeurL’identité du salariéLa date de l’accordLa date de mise en service du bulletin électroniqueLes modalités d’accès à la fiche de paie dématérialisée identification, code d’accèsExplications quant au mode de stockage des donnéesMention de la possibilité pour l’employeur et le salarié de renoncer à la remise électronique du bulletin de paieMention que le salarié accepte la remise de son bulletin de paie par voie électronique Remise du bulletin de paie La loi ne précise pas sous quelle forme doit s’effectuer la remise du bulletin de salaire à l’employé. On peut envisager deux options remise sous forme uniquement électronique ou remise sous forme électronique et papier. Dans le cas d’une remise électronique seulement, il est recommandé de Demander un accusé réception dans le cas d’une remise sous forme électronique seulementRespecter la périodicité de la remise mensuellePréserver la confidentialité Conservation des bulletins C’est une obligation légale définie par le droit du travail , l’employeur doit conserver une copie des bulletins de paye pendant au moins 5 ans, et mentionner sur ceux-ci que le salarié est incité à les conserver sans limite de temps. Rôle des délégués du personnel La loi ne mentionne aucune obligation de consulter les délégués du personnel au sujet de la mise en place de la dématérialisation du bulletin de paie. Cependant, il est vivement conseillé de les informer des modalités qui cela va-t-il concerner? Quelles seront les modes d’accès à la feuille de paie? Comment cela va-t-il être communiqué aux salariés? Logiciels de paie dématérialisée La dématérialisation du bulletin de paie comporte des avantages pour l’employeur autant que pour le salarié. Cependant, il est important de s’assurer que certaines conditions légales et de bon sens soient respectée afin que la transition se passe pour le mieux. Voici quelques solutions existantes pour vous permettre de faire le bon choix. CegidManaTime est un Logiciel de dématérialisation de bulletin de paiePagga propose de réaliser les bulletins de paie en ligne afin de les dématérialiserNumeria propose une offre de gestion complète des e-bulletins de paie et en assure la mise en œuvre.

Quiréalise le bulletin de salaire ? Comment payer mes cotisations ? A quoi servent les cotisations ? Qui gère le prélèvement à la source ? Des exonérations adaptées. Puis-je bénéficier d’une exonération ? Je suis âgé de plus de 70 ans; Je suis bénéficiaire de l’APA; Je suis bénéficiaire de la PCH ou de la MTP

^{Employeur quel délai de conservation des fiches de paie ? En cas d Conserver ses bulletins de salaire à l'abri Format papier et format numérique Il est donc important de conserver vos fiches de paie au même endroit, classées dans une pochette ou un classeur. Mais comme personne n'est à l'abri d'une inondation, d'un incendie ou d'un cambriolage, mieux vaut également les scanner et les conserver dans votre ordinateur, disque dur externe ou dans votre boîte mail, au cas où il devrait arriver quelque chose à votre ordinateur. Utiliser un coffre-fort numérique Il s'agit d'une solution simple et sécurisée pour conserver ses archives. Le principe est simple tous les documents factures, fiches de paie, etc. que vous recevez numériquement sont automatiquement archivés en double dans votre coffre-fort. Depuis 2017, l'employeur doit garantir la disponibilité des bulletins de salaire dématérialisés pendant une durée de 50 ans ou jusqu'aux 73 ans du salarié. L'employeur n'est par ailleurs plus tenu d'obtenir l'accord préalable du salarié en cas de transmission numérique. Employeur quel délai de conservation des fiches de paie ? Les données peuvent alors être consultées de manière ponctuelle et motivée par des personnes spécifiquement habilitées; Archivage définitif En raison de leur valeur » et intérêt, certaines informations sont archivées de manière définitive et pérenne. À la différence de la conservation en base active, les deux dernières étapes ne sont pas systématiquement mises en place. Leur nécessité doit être évaluée pour chaque traitement, et, pour chacune de ces phases, un tri sera opéré entre les données. L'identification de la durée de conservation des traitements La définition de la durée de conservation relève de l'analyse de conformité que le responsable doit mener pour son traitement. Dans certains cas, la durée de conservation est fixée par la règlementation par exemple, l'article L3243-4 du Code du travail impose à l'employeur de conserver un double du bulletin de paie du salarié pendant 5 ans. Toutefois, pour de nombreux traitements de données, la durée de conservation n'est pas fixée par un texte. Durée de conservation des fiches de paie par l employeur peut Traduction acte de naissance en latin Produits résine Nettoyant résine et résine en spray de SELECT Conservation des bulletins de salaire par l'employeur - Globalpaie Combien de temps les entreprises doivent conserver les documents en matière de paie ? LégiSocial Venir - Ouessant - Office de Tourisme - Vacances en Bretagne Durée de conservation des fiches de paie par l employeur en Règles de conservation des bulletins de paie - Durée de conservation fiche de paie Jeu breaking bad free Durée de conservation des fiches de paie par l employeur c Il conserve, pendant la même durée, les copies des déclarations d'accidents du travail déclarés à la caisse primaire d'assurance maladie. ​ Résumé synthétique ¶ Nous vous proposons le récapitulatif suivant, vous présentant les durées minimales des plus longues au plus courtes. Type de document Durée minimale de conservation Bulletins de paie 5 ans Registre unique du personnel Documents concernant les contrats de travail, salaires, primes et indemnités. Document relatif aux charges sociales infraction de travail illégal Observation ou mise en demeure de l'inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT Déclaration d'accident du travail auprès de la CPAM Document relatif aux charges sociales 3 ans Documents concernant le décompte des jours de travail en cas de convention de forfait Documents sur le décompte des heures de travail 1 an Documents concernant les astreintes Les bulletins de salaire ou fiches de paie vous permettent de corriger d'éventuelles erreurs et oublis de périodes de travail dans le calcul de votre retraite. Si vous êtes retraité, cela signifie que le calcul de votre pension a déjà été réalisé. Vous pouvez donc jeter ces documents à la poubelle… sauf si vous êtes en désaccord sur le montant de la pension que vous percevez. À quoi servent les fiches de paie? Le calcul de votre retraite se fonde en partie sur vos trimestres cotisés. Il arrive que certains trimestres soient oubliés ou mal intégrés dans le calcul de votre pension. Les bulletins de salaire sont alors des preuves qui vous permettent de rectifier les erreurs de calcul auprès de votrevos caisses de retraite. Les erreurs de calculs ne sont pas rares. En 2020, la Cour des comptes relève qu'un dossier de retraite sur 6 comporte une anomalie. C'est pourquoi il est important de bien comprendre et vérifier son relevé de situation individuelle RIS, qui estime vos droits à la retraite et que vous recevez tous les 5 ans à partir de vos 35 ans. En cas d Jusqu'à l'entrée en vigueur du RGPD, la question de la conservation des bulletins de salaire ne posait guère de question au sein des entreprises. Ceux-ci étaient conservés sans limitation de durée, que ceux-ci soient remis en papier ou de façon dématérialisée. L'audit RGPD nourrit les interrogations en la matière et certaines précisions s'imposent, notamment en matière de fixation des durées de conservation des bulletins de salaire. La Loi El KHOMERI entrée en vigueur au 1 er janvier 2017, a facilité la dématérialisation des bulletins de salaire qui peut être mis en place sans accord préalable du salarié, celui-ci pouvant toutefois s'y opposer article L. 3243-2 du Code du Travail. Pour autant, cette dématérialisation s'accompagne de l'obligation de conserver les bulletins de salaire -soit pendant une durée de cinquante ans;-soit jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5, augmenté de six ans ... . » Article D3243-8 du code du travail. Tout document émis ou reçu par une entreprise doit être conservé pour justifier ses actes. Selon leur nature et les données que ceux-ci comprennent, la durée de conservation légale peut varier très sensiblement, notamment lorsqu'il s'agit de données personnelles de salariés ou de clients. D'apparence simple, cet impératif de stockage des données de l'entreprise suscite en fait bien des questions. Numérisation systématique? Gestion de droits et accessibilité? Récapitulatif de vos obligations et pistes de réflexion pour préserver les données sensibles associées à la conservation des documents paie RH. Récapitulatif des durées de conservation des documents sociaux et paie Tous les documents associés à la gestion sociale et paie de l'entreprise doivent être conservés, en moyenne, entre 3 et 5 ans. Exception notable, la durée de conservation des documents relatifs à la comptabilisation des horaires des salariés, des heures d'astreinte et de leur compensation est limitée à un an seulement. Voir le détail des durées de conservation, document par document sur service public. Tout au long de votre vie, vous allez être confronté à la conservation et au tri de vos documents administratifs. Parmi eux, vous retrouverez notamment vos bulletins de paie. Reçus tous les mois, en version papier ou numérique, ces documents peuvent rapidement encombrer votre intérieur ou votre ordinateur. Vous pouvez alors être tenté d'en jeter quelques-uns. Avant cela, il est indispensable de se demander combien de temps vous devez garder vos bulletins de paie. Pourquoi faut-il les conserver et comment bien les archiver? Découvrez sans plus tarder toutes nos réponses. Quels sont les délais de conservation des bulletins de paie? Selon le ServicePublic, les bulletins de paie doivent être conservés jusqu'à la liquidation de la retraite. Cette dernière correspond à l'ensemble des opérations effectuées permettant de déterminer le droit d'un assuré à une pension de vieillesse et à la calculer. En pratique, il est fortement conseillé de garder ses bulletins de paie de façon permanente, puisque ces documents peuvent vous être utiles pour réaliser des démarches administratives. Mais rien ne vous empêche de les conserver au-delà de ces prescriptions réglementaires. Besoin d'y voir plus clair? Nos équipes vous accompagnent pour la bonne gestion de vos paies. Faut-il vraiment se conforter aux délais de conservation des documents paie et RH? Le stockage des documents, qu'il se fasse en version papier ou numérique prends toujours du temps et de la place. Il peut être tentant d'opérer de temps à autres un tri par le vide… Sachez toutefois que les délais de prescription des administrations et organismes de recouvrements sont tous différents. Par souci de simplification, nous vous invitons au contraire à la prudence. Un bon réflexe consiste à conserver, par défaut, tous vos documents pour une durée de 10 ans. Durée de conservation du bulletin de paie, 5 ans pour l'entreprise, à vie pour le salarié Si vos obligations en tant qu'employeur sont limitées à 5 ans, vos salariés eux sont dans une toute autre logique. Cet impératif est rappelé automatiquement par nombre de logiciel paie en bas de fiche de paie. Les avis de remboursement d'assurance maladie et maternité doivent être conservés pendant 2 ans. Il n'y a pas de règles par contre pour tout ce qui concerne les documents de mutuelle santé. Chaque organisme définit en effet ses délais de conservation. Une ordonnance est à classer pendant 1 an au minimum avant de s'en débarrasser. Il faut garder les preuves de versement d'indemnités journalières jusqu'à la liquidation des droits à la retraite. Les papiers relatifs au logement Pour ceux qui possèdent leur logement, les titres de propriété doivent être conservés à vie. Tous les documents qui concernent la copropriété paiement des charges, courriers au ou du syndic, procès-verbaux d'assemblée générale, etc doivent être archivés pendant 10 ans. Les factures de travaux de gros œuvre sont à garder 10 ans et celles de plus petits travaux, 2 ans, tout comme les attestations d'entretien annuel des chaudières. Les certificats de ramonage doivent, quant à eux, être conservés 1 an. Pour les locations d'appartements, les contrats, états des lieux et quittances de loyer doivent rester en votre possession pendant toute la durée de la location et 3 ans après. Pour toutes ces démarches, il est donc essentiel de conserver l'ensemble de vos bulletins de paie, même s'il s'agit de contrats de courte durée ou de stages. Tous vos revenus peuvent jouer un rôle dans l' attribution de vos droits. Comment archiver ses bulletins de paie? Afin de retrouver l'ensemble de vos documents lorsqu'ils vous sont demandés pour une démarche administrative, il est important de conserver vos bulletins de paie au même endroit et de les classer régulièrement. Si vous optez pour le format physique, il est recommandé de les archiver dans des pochettes ou des classeurs, puis de les ranger du plus récent au plus ancien. Ainsi, quand vous devrez justifier vos revenus, vous pourrez facilement et rapidement présenter vos derniers bulletins de paie. En effet, ce sont généralement les trois, six ou douze derniers mois qui sont demandés par les institutions. Comme vous n'êtes pas à l'abri des aléas du quotidien, comme les inondations, les incendies ou les vols, il est conseillé de scanner vos documents pour en garder une copie numérique sur votre ordinateur et/ou un disque dur. La vie a dubai est elle Ampoule voiture p21w en} Mijanvier pour les bulletins d’octobre, novembre et décembre. Salarié, le compte Cesu en ligne vous permet de consulter vos bulletins de salaire dans les 48 heures qui suivent la déclaration de votre employeur. Les bulletins de salaire de l’année en cours et ceux des quatre années précédentes sont archivés sur votre compte en ligne Dans le cadre de la gestion du recrutement, de la paie ou des carrières, employeurs et recruteurs ont fréquemment recours aux moyens informatiques. Ces outils contiennent de nombreuses informations concernant les candidats ou les employés. Quelles informations peuvent être utilisées ? Dans quel cadre les utiliser ? Combien de temps les conserver ? Quel type de traitement est interdit ? Le contenu de cette page est obsolète et est en cours de mise à jour. Quelles informations ? Pour quoi faire ? Dans le cadre d’un recrutement, les données collectées ne doivent servir qu’à évaluer la capacité du candidat à occuper l’emploi proposé qualification, expérience, etc.. Il est interdit de demander à un candidat à un emploi son numéro de sécurité sociale. Il est également interdit de collecter des informations sur ses parents, sa fratrie, ses opinions politiques ou son appartenance syndicale. À l’embauche du candidat, l’employeur pourra collecter des informations complémentaires. Outre celles nécessaires au respect d’une obligation légale exemple déclarations sociales obligatoires, l’employeur peut collecter des informations utiles à la gestion administrative du personnel par exemple, type de permis de conduire détenu ou coordonnées de personnes à prévenir en cas d’urgence, à l’organisation du travail par exemple, photographie facultative de l’employé pour les annuaires internes et organigrammes, à l’action sociale prise en charge par l’employeur par exemple, les informations concernant les ayants- droit de l’employé. Les zones commentaires » qui enregistrent des appréciations d’un employeur sur ses employés ne doivent comporter que des éléments pertinents et non excessifs. Les employés ont le droit d’y accéder. Qui peut avoir accès aux données ? Un accès limité Seules les personnes intervenant dans le processus de recrutement peuvent accéder aux informations d’un can- didat. Outre les administrations informées de l’embauche exemple assurance chômage, maladie, retraite, mutuelle…, seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter les informations des employés. Les supérieurs hiérarchiques peuvent accéder aux informations nécessaires à l’exercice de leurs fonctions exemple données d’évaluations, rémunération…. L’employeur ne peut révéler les coordonnées personnelles d’un employé que si la loi ou une décision de justice le prévoit ex. médecin contrôleur de la sécurité sociale, huissier disposant d’un titre exécutoire…. Les délégués du personnel ont accès aux données figurant dans le registre unique du personnel nom, nationalité, fonction occupée, date d’entrée dans l’organisme, etc.. Les autres instances Comité d’entreprise, délégués syndicaux peuvent obtenir certaines informations pour exercer leurs missions. Par exemple, l’employeur peut transmettre au Comité d’entreprise CE, après information des employés, des données sur ceux qui ne s’y sont pas opposés. Ces in- formations permettront au CE de proposer des activités et des prestations adaptées. Les organisations syndicales peuvent, après accord avec l’employeur, adresser aux employés des messages d’information syndicale par courrier électronique. Les employés peuvent s’y opposer à tout moment. Un accès contrôlé L’employeur doit assurer la sécurité des informations et garantir que seules les personnes habilitées en prennent connaissance. Les actions sur les données effectuées par les personnes habilitées doivent être enregistrées savoir qui se connecte à quoi, quand et pour faire quoi. Quelles garanties pour la vie privée ? Le droit d’être informé L’employeur doit informer les instances représentatives du personnel avant d’utiliser des techniques d’aide au recrutement ou des fichiers de gestion du personnel. Candidats comme employés doivent être informés de l’identité du responsable du fichier cabinet de recrutement ou service des ressources humaines, de l’objectif poursuivi gestion des candidatures ou gestion du personnel, de la base légale du dispositif obligation issue du code du travail par exemple, ou intérêt légitime de l’employeur, du caractère obligatoire ou facultatif des réponses ainsi que des conséquences à leur égard d’un défaut de réponse, des destinataires des informations autres cabinets de recrutements, par exemple, de la durée de conservation des données, des conditions d’exercice de leurs droits d’opposition pour motif légitime, d’accès et de rectification, de la possibilité d’introduire une réclamation auprès de la CNIL. Aucune information concernant un employé ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été préalablement porté à sa connaissance. Le droit d’accès d’un candidat à un emploi et d’un employé Sur simple demande et sans avoir à la motiver, un candi- dat ou un employé peut obtenir une copie des données qui le concernent recrutement, historique de carrière, rémunération, évaluation des compétences, dossier disciplinaire…. Les valeurs de classement annuel ou de potentiel de carrière sont communicables lorsqu’elles ont servi à prendre une décision. Une durée de conservation limitée En cas d’issue négative à une candidature, le recruteur devra informer le candidat qu’il souhaite conserver son dossier, afin de lui laisser la possibilité d’en demander la destruction. Si un candidat ne demande pas la destruction de son dos- sier, les données sont automatiquement détruites 2 ans après le dernier contact. Seul l’accord formel du candidat permet une conservation plus longue. Les données relatives à un employé sont conservées le temps de sa présence dans l’organisme. Une fois l’employé parti, certaines informations doivent être conservées par l’employeur sur un support d’archive par exemple, 5 ans après le départ du salarié pour les bulletins de paie. Quelle formalité ? Si l’employeur a désigné un Délégué à la protection des données DPO, il doit être associé à la mise en oeuvre de tous ces fichiers. Les différents fichiers de recrutement ou de gestion du personnel doivent être inscrits au registre des activités de traitement tenu par l’employeur. Quels recours ? En cas de difficulté, vous pouvez saisir le service des plaintes de la CNIL, en cas de difficultés pour accéder à votre dossier personnel, de collecte excessive ou de défaut de sécurisation des données, les services de l’inspection du Travail. le procureur de la République Les textes de référence Le code civil Article 9 protection de l’intimité de la vie privée Le code du travail Article L1121-1 droits et libertés dans l’entreprise Article L1222-3 et L. 1222-4 information des employés Article L2323-32 information/consultation du comité d’entreprise Le code pénal Articles 226-1 et suivants protection de la vie privée Articles 226-16 et suivants atteintes aux droits des personnes résultant des traitements informatiques La loi du 6 janvier 1978 Le Règlement européen sur la protection des données

Parconséquent, et à partir du 1 er janvier 2017, l’employeur pourra mettre en place la dématérialisation des bulletins de paie de ses salariés sans obtenir leur autorisation et seule l’opposition explicite du salarié pourra contraindre l’employeur à lui remettre un bulletin de paie sous format papier.

Bonjour Sarah, Un petite précision, je ne suis pas avocat, mais un bénévole sur le site. Je maîtrise assez bien le droit du travail uniquement. Donc soyez tranquille j'ai le temps de vous expliquer les choses et vous ne me devez rien. Par rapport à un avocat, j'ai un avantage, c'est que je connais bien le monde du travail en étant dans l'arène. Pour revenir à nos moutons. Vous avez changé d'employeur sans changer de convention. Votre nouvel employeur vous donne dans un 1er temps le coefficient 135 qui ne correspond pas au poste de technicienne, mais il réagit et vous donne le coef 190 correspondant à ce poste, ce coef est le 1er niveau. Malheureusement lorsque l'on change d'employeur on perd son ancienneté puisque on n'est plus dans la même entreprise. En revanche, vous auriez pu négocier votre contrat en demandant le coefficient 300. Si vous refusez de signez le contrat au coef 190, votre nouvel employeur risque de mal le prendre et interrompre votre relation de travail, à vous de voir. Ce qui est important, c'est votre salaire, a t-il diminué, que vous a t-on dit le jour de l'embauche sur ce dernier? Prenez votre temps pour réfléchir, l'important s'est de pouvoir manger à la fin du mois et vous pouvez regarder les petites annonces tout en travaillant. Maintenant pour ne rien vous cachez il faudrait mieux avoir le coef 300 que le 190 pour les futures augmentations de salaire car derrière ceux-ci il y a un salaire minimum qui correspond. Donnez-moi le numéro de votre convention et je vais vous dire les salaires à titre d'information? A bientôt. 0MTGuP.

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